一般社団法人西尾青年会議所 庶務規程

第1章 目的

第1条

本規程は、本会議所の運営を円滑にし、 その目的達成を容易ならしめるため事務局、会計経理、慶弔、旅費等に関する事項を定めるものである。

第2章 事務局

第2条

事務局の統轄、管理には事務局長がこれにあたる。

第3条

総会および理事会の議事録は、事務局長またはその代理がこれを作成し事務局に備え付けるものとする。

第4条

事務局は事業年度毎に次の分類に従い文書等を整理、保存しなければならない。

  1. 本会議所定款並びに諸規定永久保存
  2. 総会および理事会の議事録永久保存
  3. 本会議所内部の文書5年間保存
  4. 日本青年会議所および他青年会議所関係の文書綴1年間保存
  5. 本会議所会報綴永久保存
  6. 事務局日誌3年間保存
  7. 受発信簿1年間保存
  8. 前項に属さない文書1年間保存
第5条

事務局長は、備品を完全に管理しなければならない。

第3章 会計管理

第6条

本会議所の会計に用いる諸帳簿は次の通りとする。

  1. 帳簿(総勘定元帳、現預金出納帳、会費徴収簿)
  2. 決算書類および諸表(貸借対照表、収支決算書、事業報告書、監査報告書、財産目録等)
  3. 伝票(入金伝票、出金伝票、振替伝票)
第7条

金銭の出納は事務局が責任管理し、 次の証憑を揃えて起票し、期日順に整理するものとする。

  1. 収入については発行した領収書控。
  2. 支出については受領した領収書。
  3. 領収書徴収不能のものについては、受領不能理由を記載した支払証明書。
第8条

出納はつとめて銀行の普通および当座預金口座によって処理し、 口座名儀は、理事長とし理事長印を使用する。

第9条

予算の執行は担当委員長の権限とし、執行にあたっては計画を綿密に立て冗費をはぶき、 効果的に運用することに務め、単位事業が完了したときは速やかに理事会に報告しなければならない。

第10条

財務担当理事は決算にあたっては前払い費用、未収金、 未払金等を整理し仮払勘定は原則としてそれぞれ担当の科目に振替え、関係帳簿を照合し、 かつ整理し、銀行預金残高証明書等証拠書類を整えなければならない。

第11条

会計諸帳簿は次の区分に従い保存するものとする。

  1. 決算書類永久保存
  2. その他の会計書類5年間保存
第12条

実印は理事長が管理し、登記および銀行印として使用する。

第4章 慶弔

第13条

会員の慶弔に関しては、次の基準により慶弔慰金若しくは記念品を贈る。 但し、当該会員は事務局へ連絡の義務を要する。

  1. 正会員の結婚10,000円
  2. 正会員の第1子出産5,000円
  3. 正会員の死亡20,000円と生花
  4. 正会員の家族死亡10,000円と生花
    (但し、配偶者および、1親等の親族、同居の2親等の親族に限る)
  5. 正会員の長期にわたる(2週間以上)傷病5,000円
  6. 正会員の罹災5,000円
    (但し、地震、噴火、津波等の大規模災害を除く)
  7. 本会議所事務局員の慶弔見舞に関しても本規程を準用する。
  8. 以上の外、必要を認めたときには理事長および専務理事の協議によりこれを決定し、理事会に報告する。

第5章 旅費

第14条

理事長の命じた事務局員の公務出張に対しては、次の通り旅費を支給する。

  1. 目的地までの往復旅費相当額。
  2. 理事長の認めた場合に限り宿泊料の実費相当額。
  3. 以上の外、必要を認めたときには理事長および専務理事の協議によりこれを決定し、理事会に報告する。

細則

第15条

本規程に定めるもののほか、本会議所の会計に関する必要な事項は理事会においてこれを定める。

附則

この規程は、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律及び公益社団法人 及び公益財団法人の認定等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する 法律第121条により準用される同法第106条第1項に定める一般社団法人の設立の登記の日から施行する。